Informatizzazione delle aziende
Ogni azienda oggi, dalla più grande alla più piccola, non può prescindere da un elevato livello di informatizzazione
Viviamo in un mondo dove sempre più la parola interconnesso fa parte della quotidianità. Con l'avanzare delle tecnologia e della velocità e facilità di connessione, ormai ci aspettiamo di poter reperire tutte le informazioni che vogliamo dovunque ci troviamo. Se una volta i nostri commerciali giravano con una borsa piena di pesanti cataloghi da far visionare ai clienti, ormai abbiamo brochure in pdf o meglio ancora cataloghi direttamente online sui i quali i clienti possono più agevolmente effettuare ricerche, applicare filtri e trovare facilmente ciò che cercano. Se prima bisognava fare lunghe telefonate, prendere appuntamento per poter far visionare i cataloghi, ora probabilmente basta un messaggio whatsapp, un link per email, un accesso riservato con nome utente e password sul nostro b2b e tutte le informazioni sono presenti nel sistema informatico.
Nell'ottica di questo cambiamento, è impensabile che il nostro software gestionale non sia allo stesso modo interconnesso. Se la disponibilità delle informazioni online sta passando dall'essere un valore aggiunto ad essere una necessità, perché non pensare ad un applicativo che sia già di suo nativo web?
La tecnologia ormai è arrivata ad un punto per il quale un applicativo web può avere le stesse potenzialità e prestazioni di un vecchio applicativo desktop. Anzi, in realtà un applicativo web ha decisamente più potenzialità di uno tradizionale. Pensiamo per esempio al caso in cui la nostra azienda abbia più sedi, oppure una sede di amministrazione e più sedi di vendita. Una volta avremmo dovuto pensare a complicati meccanismi per poter tenere aggiornate le nostre sedi periferiche rispetto a quella attuale; ora con un applicativo web tutte le sedi possono accedere, da qualsiasi dispositivo vogliono, allo stesso server dove tutti i dati sono immagazzinati, senza l'uso di complicate procedure.
Ma pensiamo anche al caso in cui la nostra società offre servizi direttamente ai clienti. Per esempio siamo dei distributori e i nostri rivenditori vogliono fare un ordine o controllare lo stato dei propri ordini già effettuati, le date di consegna e simili. Potremmo tranquillamente pensare di dare accesso ai rivenditori al nostro software web il quale verificherà l'identità e i permessi del rivenditore dandogli la situazione aggiornata dei suoi ordini. E stessa cosa è possibile con i nostri agenti, commerciali oppure clienti.
Oppure pensiamo di essere una società che vende servizi condominiali quali amministrazione, letture dell'acqua o contabilizzazione del calore. Con un software web possiamo dare accesso ai singoli proprietari per inserire autoletture, vedere la situazione aggiornata dei propri consumi e le proprie spese. O anche dare accesso all'amministratore in modo che possa in autonomia inserire le spese condominiali, persino farsi un'anteprima del riparto o stampare in autonomia le bollette dei condomini che amministra. Gli scenari possibili sono molteplici e limitati solo dalla nostra fantasia. Ma in realtà un applicativo web è la soluzione semplice e ideale per risolvere i problemi di praticamente qualsiasi piccola o media azienda.
Ok, sembra tutto bello, ma quanto mi costa? Direte voi. Come sempre, quando bisogna valutare un investimento di questo tipo, bisogna considerare tutti i costi diretti ma anche quelli accessori. Partiamo dai punti fermi. Intanto, se già non lo hai devi comprare un dominio. È una spesa irrisoria, essenziale, quindi ha senso farla il prima possibile. Il tuo dominio sarà la tua porta di lancio nel mondo del web, deve essere semplice, in linea con la tua azienda, non fumoso, non troppo lungo e complicato. http://www.lamiglioreepiufigarivenditedibiciclettedelmondo.com probabilmente non è una scelta azzeccata, anche se probabilmente è un dominio libero. Esistono molti metodi per cercare un dominio, magari più in là farò un articolo su questo, ma intanto diamo per assodato che tu sia riuscito a fare la scelta. E poi?
Passiamo a definire i costi essenziali per mantenere il nostro sito online. Il costo semplice di questo servizio si traduce nell'affitto di un server presso un server provider, il cui costo varia molto rispetto alla esigenze delle aziende ma nella maggior parte dei casi si risolve in poche decine di euro al mese; poi chiaramente avremo bisogno di un sistemista in grado di configurare e manutenere la macchina che abbiamo affittato e, anche in questo caso, il costo è simile a quello della macchina. Infine abbiamo il costo dello sviluppo software. Consideriamo però i costi risparmiati. Innanzitutto anche prima con il vecchio software aziendale desktop avevamo un server probabilmente in sede, che aveva anche lui i suoi problemi di sicurezza e aggiornamento, senza considerare i backup, il che già ci fa recuperare parte della spesa. Ma poi dobbiamo considerare che, fornendo tutta una serie di servizi online ai nostri clienti, potremmo ridurre considerevolmente il carico di lavoro dei nostri dipendenti, in quanto dovranno passare molto meno tempo al telefono visto che la maggior parte delle persone che prima chiamavano, ora troveranno le risposte direttamente online.
In conclusione, il mondo sta cambiando. I servizi online ormai fanno parte del nostro quotidiano, ci semplificano la vita, è nel nostro completo interesse offrirne il maggior numero possibile, oltre che essere di ottima presentazione per l'azienda che si dimostra così al passo con i tempi e moderna.